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江西预算单位公务卡使用手册

作者:财务审计处    来源:财务审计处    浏览:1009    时间:2014-12-3 16:49:39


公务卡知识问答



一、 概念篇



1、什么是公务卡?



答:公务卡是预算单位工作人员持有的,主要用于日常公务支出和财务报销业务的信用卡。它既具有一般银行卡所具有的授信消费等共同属性,同时又具有财政财务管理的独特属性。



2、公务卡是一种什么银行卡?



答:公务卡是一种贷记卡(信用卡),与借记卡(储蓄卡)需要先存款再消费不同,贷记卡的主要特点是有透支功能,即在透支额度内不需要预先存款即可刷卡消费,持卡人只需在透支免息期内按时还款即可。



3、公务卡与普通信用卡有什么区别?



答:公务卡是将财政财务管理的有关要求与银行卡的独特优势相结合而形成的一种新型财政财务管理工具和手段。它是金融机构为预算单位在职工作人员发放,主要用于公务活动开支的一种贷记卡,除了普通信用卡所具有的授信消费功能外,公务卡要按照公务卡管理制度的专门规定执行,主要区别有:一是公务卡的持卡人为预算单位的在职工作人员,开卡时必须由单位确认其身份;二是公务卡主要用于公务活动开支;三是我省推行的公务卡是银联标准卡;四是公务卡与普通信用卡相比,享有一些优惠,比如,免收年费、到期免费换卡、本地存款取现免手续费等。



4、什么是银联标准卡?



答:银联标准人民币信用卡(简称银联标准卡),它是按照中国银联的业务、技术标准发行,卡面带有“银联”标识,发卡方标识代码(BIN 号)经中国银联分配或确认,以人民币进行交易结算的银行卡。我省推行的公务卡规定采用银联标准单币种卡,“62”字头,支持境外消费。



5、公务卡为什么要选择信用卡(贷记卡)?



答:银行卡是国际公认的解决现金支付问题最有效的工具和手段。规定使用银行信用卡作为公务卡,可以充分利用个人信用预借银行资金进行公务支出活动,无需个人预借现金或预先垫付资金,可以减少预借款程序,办理公务不再携带大量现金,有利于控制现金风险,而且更加安全、卫生;单位财务人员不再需要提取现金、保管现金,减轻了工作量;国家也可节约印制、发行和保管现钞的成本。



6、什么是公务卡的免息期?



答:公务卡消费有四个时间概念,分别是交易日、记账日、账单日和最后还款日。交易日,是指持卡人实际刷卡消费、提取现金的日期;记账日,是指银行在交易后将交易款项记入信用卡账户的日期(交易日与记账日多为同一日或相隔一日);账单日,是指银行把在账单周期内的交易本金、费用等进行汇总并告之客户当期交易明细、最低还款额及还款时间的日期;最后还款日,当期账单还款的最后日期。账单日与还款日之间的间隔一般是20天左右。



公务卡属于贷记卡,可以先透支后还款,享受免息期。免息期是指银行记账日至还款日之间的时间。



二、 管理篇



1、为什么要推行公务卡?



答:在预算单位中推行公务卡主要出于三个方面的考虑:一是传统的现金支付方式下,单位财务从银行提取现金、保管现金以及单位工作人员预借现金、携带现金、办理报销手续等工作环节多,财务工作累、财务成本高、资金效率低、财务风险大、财务管理难。使用公务卡结算后,财务人员不需要从银行提取和保管现金,工作人员也不需要提前向单位借款,发生公务支出报销后通过零余额账户汇划支票方式直接还款,有效的克服传统现金支用方式下存在的问题。二是现行国库集中支付制度支付结算方式的局限性给预算单位用款带来不便。推行公务卡结算报销方式,是对现金结算方式的替代、补充和完善。三是加强财政财务管理,提高公务支出透明度。以公务卡结算取代传统的现金结算,单位财务部门能够通过公务卡交易的电子信息,对本单位日常公务支出进行全程的管理和监督,财政部门还将公务支出信息统一纳入国库集中支付系统实行动态监控,可以有效地堵塞各种管理漏洞,是从源头上预防治理贪污腐败的有效措施。



2、公务卡报销应遵循的原则是什么?



答:一是按现行审批程序和手续报销,即公务卡报销不改变预算单位现行的报销审批程序和手续。



二是及时办理公务消费支出的财务报销手续。公务人员使用公务卡所发生的各项公务性支出,必须在透支还款免息期内及时到本单位财务部门办理报销手续。因个人报销不及时而造成的透支罚息、滞纳金等相关费用,由公务卡持卡人承担;



三是按不同资金的来源渠道还款。报销资金已经纳入国库集中支付范围的,通过单位“零余额账户”进行还款清算;报销资金没有纳入国库集中支付范围的,通过相关账户进行还款清算。



3、公务卡的适用范围包括哪些?



答:公务卡的适用范围包括:预算单位原使用现金结算日常公务支出中,即办公费、印刷费、差旅费、交通费、招待费、水费、电费、电话费等零星商品服务和2万元以下的采购支出。



4、推行公务卡对预算单位现行财务管理有哪些影响?



答:采用公务卡对单位财务管理的影响,可以总结为“三个基本不变”:



一是用款申请程序不变。公务卡持卡人的公务消费事项仍需按原财务制度规定办理。



例如:某教职工要使用公务卡购买某办公用品前,按以下流程办理相关审核审批:



1、拟定计划并经领导同意



2、公务卡持卡人持卡消费



3、按学校财务制度履行审批手续



4、报销



二是报销流程基本不变。在单位财务部门审核报销前均属于个人消费行为,与单位无关。只有在单位财务部门审核通过后,这项消费才属于公务消费,予以报销。对不符合规定的消费,由持卡人自行承担还款。这与目前职工垫付现金进行公务消费的报销程序相同。



三是现行会计核算办法不变。改革后,职工仍凭发票报销,只是单位财务应将报销发票和公务卡消费交易凭证(POS机小票)作为会计原始凭证入账,核算办法不变。



5、公务卡推行后单位还能使用现金吗?



答:公务卡结算是现行的现金结算方式的替代、补充和完善,公务支出必须使用公务卡刷卡消费。目前,由于结算手段、用卡环境等多因素的限制,不能刷卡消费的公务支出,预算单位可以使用现金,但现金报销资金通过零余额账户划转到单位职工公务卡上。对能刷卡消费而使用现金支付的,财务部门一律不得报销。



6、省级预算单位如何选择公务卡发卡行?



答:省级预算单位应在省财政确定的国库集中支付业务代理银行范围内,自行选择本单位公务卡发卡行,签订代理协议。为保证国库集中支付业务的顺利清算和公务卡的有序运作,省级预算单位原则上应选择本单位零余额账户开户行作为公务卡的发卡行。



7、预算单位每位职工是否都必须开设个人公务卡?



答:首先,公务卡是针对预算单位在职职工发放的,离退休职工是不能开设公务卡的。



其次,我省制度规定,在公务卡结算范围以内,所有公务支出都应当使用公务卡结算。公务卡是以单位在职职工个人名义开设的,对职工个人而言,开设公务卡可以避免个人在公务活动中垫付现金;从规范管理,方便工作的角度出发,单位在职职工一般应该开设公务卡。特别是公务支出较频繁的职工,均应开设公务卡。



8、职工可以开设多张公务卡吗?



答:公务卡实行“一人一卡”实名制管理,职工不能开设多张公务卡。



9、如果单位职工已经持有普通信用卡,还需要开设个人公务卡吗?



 答:需要。原因有二:一是为了保障金融信息安全,加强对公务卡监控和管理,我省规定公务卡统一使用银联标准卡,并有专门的“江西预算单位公务卡”标识,而目前的普通信用卡大多不是银联标准卡,也没有公务卡标识。二是财政部门与发卡行要登记所有公务卡的相关信息,并将公务卡的公务消费信息从发卡行业务系统中提取到国库集中支付系统上,以便预算单位在报销时提取和查询。如果使用普通信用卡,预算单位就无法通过财政国库支付系统提取和查询公务消费信息,不能完成公务卡报销业务。



10、为什么有的职工会因为“不良信用行为”而无法开设公务卡?



答:在开设个人公务卡时,如果职工有“不良信用行为”,就无法开设公务卡。“不良信用行为”由个人征信系统管理。个人征信系统是由中国人民银行组织各商业银行建立的个人信用信息共享平台,该系统通过采集、整理、保存个人信用信息,为金融机构提供个人信用状况查询服务,并为货币政策和金融监管提供有关信息服务。在个人申请向商业银行申请消费放贷及办信用卡时,商业银行会通过人行个人征信系统查询信用状况,为消费放贷或办理信用卡提供信用参考。个人征信系统记录的“不良行为”主要有:消费贷款逾期不还、还款不充足、信用卡取现或者消费后,超过免息期还没有还款等。



一般来说,个人征信系统是保存一个时间跨度的记录,这一跨度为7年。大部分负面记录保存7年,破产记录保存10年,查询记录保存2年。如果个人出现“不良信用行为”,只要在最近的连续7年内信用记录良好,是可以将“不良信用”清除的。个人也可以通过以后及时还款来逐步提高自己的信用分数;同时,个人如果加大与银行之间的借贷往来,比如,信用卡频繁透支,并且额度比较大,且及时还款,银行会为个人的信用加分,同样可以提高信用等级。



11、为什么选择“62”字头银联标准卡?



答:从保障金融信息安全、促进民族产业发展的角度,银联标准卡是政府部门使用银行卡的最佳选择。



12、预算单位为职工开设个人公务卡的程序是怎样的?



答:首先,预算单位要根据相关规定,制定本单位公务卡使用及报销管理制度;



其次,单位财务部门统一组织职工申请开卡,并确认开卡人员的在职职工身份;



最后,开卡行按照规程为单位职工开卡。



13、单位职工调换工作单位后,原公务卡怎么处理?



答:职工调换工作单位后,原单位财务部门应及时通知本单位发卡行,发卡行根据规程将职工的公务卡收回注销。如果该职工调换到别的预算单位工作,该职工应在新的单位重新申请开设公务卡;如果该职工新单位的公务卡发卡行与原单位的发卡行为同一银行,那么职工不必重新开卡,只需新单位通知发卡银行变更相应公务卡登记信息即可。



14、单位职工退休或辞职后公务卡怎么办?



答:职工退休或辞职后,单位财务部门应通知本单位发卡行,由银行根据规程将该职工的公务卡收回注销。



15、公务卡透支额度怎样确定?



答:公务卡发卡行将根据持卡人的实际情况核定额度,持卡人可以在额度内进行消费、取现。原则上每张公务卡信用额度为2万—5万元人民币,由预算单位结合工作需要与代理银行协商确定。



16、信用额度不够怎么办?



答:为了方便持卡人临时性高额度用款需要,可由预算单位财务部门根据实际情况提前通知公务卡开卡行,临时性提高公务卡信用额度。



三、使用篇



1、怎样启用公务卡?



答:在拿到新卡(包括毁损补卡、挂失补卡、自动换卡、提前换卡)后,首先,应确认卡片正面的凸字拼音姓名与您填写在申请表上的是否相同,若发现两者有任何不同时,请立即联络发卡银行予以更换。其次,您应该在公务卡背面的签名条上签上自己的名字,并尽量与申请表上的签名保持一致。最后,为保证您的卡账户资金安全,领卡之后通过电话或网络等完成开卡程序并设置密码(这种规定是保证新卡在寄送过程中不会被他人盗用的保障),或者到银行网点柜面进行“卡片启用(激活)”并设定卡片密码,在柜台办理卡启用业务时,您可同时签订自动还款协议,将您的公务卡与您的储蓄账户(借记卡)进行挂接,设定到期自动将储蓄存款账户资金转入公务卡归还欠款,避免因遗忘而未及时归还欠款所造成的利息及费用损失。同时,建议您最好申请开通免费短信余额变动提醒服务,当您卡内帐户余额变动时,银行将向您预留的号码实时发送短信进行提醒,让您用卡更安心。同时您为了以后少跑银行,您还可以注册开通网上银行等。这之后,您就可以放心地进行第一笔刷卡交易了。



2、公务卡的免息期怎样计算?



答:因为公务卡刷卡消费的时间有先有后,所以享有的免息期长短不同。比如,某公务卡的免息期为18-50天,如果该账单日为每月5日,最后还款日为次月23日,持卡人应在账单日后23天内还款。



    例如:持卡人在3 4日和36日分别透支刷卡消费,那么第一笔消费将在35日的账单上列出,持卡人最迟应该在3
23日前还款,免息期只有18天;而第二笔消费将在45号的账单上列出,持卡人最迟应在423日前还款,免息期有50天。



特别需要注意的是,对于透支取现和转账是不享受免息期的,并按万分之5的日利率计算利息。



3、怎样才能享受公务卡的免息期?



答:并不是所有的公务卡刷卡消费均能够享受免息期,要享受免息期,必须在最后还款日前全额还款。如果最后还款日前没有全额还款或选择了最低还款额(最低还款额为全部应还金额的10 % )还款,则您不再享受免息期,银行将从记账日起按照全部应还金额的日万分之五收取循环利息。如果连最低还款额都未满足,银行还要按最低还款额与实际归还额的差额的百分之五加收滞纳金,并影响持卡人信用。



我省规定,公务卡的公务消费一律全额还款。为了避免不必要的循环利息,建议您对个人消费同样选择全额还款,而不选择最低还款额还款。



4、如果遇到商户不能办理刷卡消费,需要现金支付如何报销?



答:对不能进行刷卡的公务支出,单位可制定财务管理办法解决,比如允许公务人员预借现金,或者公务消费人员先用现金支付,单位财务人员再根据报销资金的来源渠道,通过零余额账户或相关账户将报销资金划到个人公务卡账户。



5、实行公务卡后,职工还可以向财务部门借款吗?



答:确因工作需要,出现预计公务支出结算天数超过透支免息期,或外出出差无刷卡环境等特殊情况确需借款的,应按相关财务制度规定办理借款手续,经单位领导批准后,可通过单位零余额账户将所需借款资金划转到个人公务卡上。预算单位应严格遵守《江西省省级预算单位公务卡管理暂行办法》,转入个人公务卡的额度不能超过该卡的透支额度(即2—5万元人民币)。



6、公务卡可以提现吗?



答:可以。按照我省公务卡设计,如预算单位对职工公务借款和垫支现金报销,以及差旅费补助,均选择通过零余额账户划转到单位职工公务卡的方式,则持卡人可以通过公务卡提取溢缴款(溢缴款=存入现金-已透支消费额)。提取溢缴款是不计付利息,但透支取现时,银行是要收取利息的。



我省规定,严禁透支提取现金进行公务支出活动,对公务卡透支提取现金的行为,视同个人消费行为,单位财务部门不予报销。



要特别提醒的是,此时职工提取溢缴款的金额为借款额减去已透支消费部分。如,某职工已累计透支消费2000元,本次借款10000元,那么该职工公务卡上的溢缴款金额为8000元。



7、为什么要妥善保管刷卡消费的交易凭条(POS机小票)?



答:实行公务卡结算后,请持卡人务必妥善保管刷卡消费的交易凭条(POS机小票)。首先,交易凭条(POS机小票)是每月与银行账单进行核对的依据,如果发现账单错误,应凭交易凭条(POS机小票)及时与发卡行联系;其次,单位财务人员在报销时要根据交易凭条(POS机小票)提取消费信息,并将交易凭条(POS机小票)作为会计原始凭证入账,如果没有交易凭条(POS机小票),将影响报销和财务人员的账务处理。最后,如果将公务卡用于个人消费,交易凭条(POS机小票)也不应随意丢弃,因为交易凭条(POS机小票)上有卡号等重要信息,随意丢弃交易凭条(POS机小票)可能会给银行卡犯罪份子有可乘之机。



8、公务卡还款有哪几种方式?



答:公务卡的还款方式有两种,一种是转账或现金还款,另一种是银行扣缴还款。选择前一种还款方式的,公务消费报销后,还款由单位财务部门向公务卡账户转账完成,个人消费还款由持卡人自行通过现金缴款或转账方式完成;选择后一种还款方式,无论公务消费还款还是个人消费还款,均由发卡行根据持卡人的授权在还款日前自动从您指定的同行借记卡账户扣缴完成。如果您选择了后一种还款方式,需向发卡行提供本人本行借记卡账户信息,维护到公务卡管理系统中,报销时,单位财务部门直接向您的公务卡账户转账。个人可根据需要将报销的溢缴款提出,或转入其他账户。



9、如何查询公务卡报销是否己完成?



答:您可以通过电话银行、网上银行、银行对账单、手机短信息、ATM 机查询、营业网点查询等多种方式查询报销是否己完成。



10、因公务卡还款不及时而产生的循环利息和滞纳金,应由谁负担?



答:公务卡的法律责任主体是职工。因还款不及时而导致的循环利息和滞纳金,还款责任人是职工本人。一些特殊的情况,如职工及时申请报销但因单位财务部门报销不及时的原因导致的循环利息和滞纳金,公务卡的还款责任人有权要求直接责任人承担相关损失。预算单位应制定本单位内部的公务卡管理办法,对公务卡报销的时间以及一些特殊情况的处理应作出具体规定。



11、职工个人怎样避免公务卡还款不及时的问题?



答:为了避免公务卡还款不及时而引发的种种问题,建议持卡人在透支免息期和单位规定的报销期限内尽快申请报销。或者与发卡银行签订自动还款协议,将公务卡与持卡人的储蓄账户(借记卡与公务卡必须是同一家银行)进行挂接(关联),设定到期自动将储蓄存款账户资金转入公务卡归还欠款。



12、刷卡后要退货怎么办?



答:公务卡退货与一般信用卡退货办理方式相同。商户是不能以现金方式退还给持卡人的。商户按照规定的程序完成消费撤销后,发卡行在15日内将款项退回公务卡账户,恢复相应额度。



13、如果公务卡遗失、损坏怎么办?



答:如果持卡人遗失了公务卡,请立即挂失,挂失可通过电话银行服务热线或银行网点柜面办理,挂失即刻生效。公务卡挂失后被冒用、盗用的所有风险和损失由发卡行承担。与此同时,公务卡遗失或损坏后,由职工个人持单位财务部门函,自行到发卡行申请补办,并告知单位财务部门。补办的公务卡,发卡行要及时在公务卡管理系统中进行维护。



14、如果使用公务卡进行个人消费,能够保证消费信息的私密性吗?



答:可以。我省规定个人公务卡主要用于公务消费,也可以用于个人消费。对于个人消费信息,单位财务部门和财政部门是无法取得的。



15、公务卡消费只需签名就可以确认了吗?



答:不能。出于保障安全的考虑,我省统一采取为公务卡设定密码+签名的刷卡双认证方式:即公务消费刷卡后,持卡人需先输入密码,再在POS小票上签名加以确认。



四、 服务篇



1、 如何操作新开发的公务卡系统?



答:新开发的公务卡管理系统是在现有的国库集中支付系统中搭建的公务卡管理平台,单位财务人员只需登录国库集中支付系统中的公务卡功能模块,即可完成公务卡消费的报销和还款。公务卡的财政资金支付与清算均在一个业务系统内操作完成,无需在不同的系统间进行切换;系统支持卡模糊查询、批量生成支付指令(一张支票可同时向多张公务卡还款)等多种人性化操作,大大减轻了单位财务人员的工作量。



2、单位财务部门通过国库集中支付系统获取消费信息时需要注意哪些问题?



答:首先,要确认财政与代理银行的网络连接正常,如不正常,系统会提示获取信息失败;其次,需要录入正确的查询条件,包括消费时间、卡号、消费金额;最后,如果不小心删除了已查询到的消费信息,可以按查询条件再次获取同一条消费信息。



3、单位财务人员如何避免公务卡还款不及时情况出现?



答:①单位财务部门要制定本单位的操作办法,确定单位职工的统一的银行账单日和最后还款日,并向明确职工报账期限;②软件上,在集中支付系统中设置公务卡到期还款报警提示功能,单位还款报警日由财务人员自行设定,一般应不低于最后还款日前5天;③为保证还款及时,单位财务原则上应在最后还款日前5个工作日向个人公务卡划款;④确有特殊情况,需紧急还款的,单位财务可随时签发支票。



4、短信提醒功能有什么作用?



答:公务卡开设了交易短信通知功能,持卡人的所有交易均可获得短信实时通知服务。与此同时,我省的公务卡还开设了透支款项到期(最后还款日前5日)还款短信提示,让持卡人随时掌握信用卡账户动态变化。



 


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